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¿Cómo programar una reunión en Zoom?

Con una cuenta de Zoom activa puedes planear fácilmente todas tus reuniones y eventos virtuales. ¿Quieres saber cómo hacerlo? Sigue este paso a paso:

Paso 1:

• Si estás en Windows: haz clic en el buscador y escribe Zoom.

• Si estás en Mac: ingresa al menú de aplicaciones y haz clic en el ícono azul de Zoom.

Paso 2:

En la pantalla principal de Zoom verás cuatro opciones: Nueva reunión, Entrar, Agendar y Compartir pantalla. Haz clic en el botón que dice Agendar.

Paso 3:

Se abrirá una nueva ventana llamada Programar reunión. Aquí puedes configurar los detalles de tu videoconferencia.

Paso 4:

Primero, encontrarás el Tema, ubicado en la parte superior de la ventana. Aquí debes colocar el nombre de tu reunión para que tus invitados sepan de qué se trata.

Paso 5:

En el siguiente cuadro, pon la hora de inicio y de finalización. Recuerda que la versión gratuita de Zoom solo te permite cuarenta (40) minutos para reuniones con más de dos participantes.

Paso 6:

En seguida verás una opción para ajustar la Fecha de reunión. 

Si tu videoconferencia se va a realizar a la misma hora y en los mismos días, puedes activar la opción Reunión recurrente, que programará tu reunión con los mismos datos de fecha y duración.

Paso 7:

Luego, verás el ID de reunión, un número que tus invitados pueden usar para unirse a tu videoconferencia. Puedes asignar un ID automático o usar el ID personalizado que Zoom le da a tu cuenta.

Recuerda que la sala de espera, aunque es opcional, es una medida de seguridad eficaz para proteger tus reuniones de personas ajenas.

Paso 8:

Por último, recuerda agendar tu reunión haciendo uso de los calendarios integrados a Zoom como, por ejemplo, los calendarios de  Outlook,  Google  e Incluso, aplicaciones similares que tus invitados manejen.

Paso 9:

Cuando hayas terminado de configurar tu reunión, haz clic en el botón Guardar, para agendarla.

Configuración de reuniones en Zoom

Cuando ingresas a la configuración de tu cuenta, desde el sitio web de Zoom, encuentras opciones un poco más generales que permiten adecuar las reuniones a tus necesidades.

Entre las opciones de configuración,  hay varias que se pueden activar o desactivar.

De esta forma, si mueves el círculo a la derecha el botón se pondrá azul para indicar que la opción se encuentra activa, y si el círculo se mantiene en el lado izquierdo con el botón en color gris esto quiere decir que se encuentra inactiva.

¿Qué puedes configurar?

Entre los ajustes más relevantes se encuentran:

• Comenzar reuniones con el video encendido. 
• Comenzar reuniones con el video del participante encendido.
• Permitir que los participantes ingresen antes que el anfitrión.
• Permitir que los participantes se unan desde cualquier dispositivo.
• Enviar recordatorios de cada reunión.
• Habilitar el chat para todos los participantes.
• Habilitar el chat privado y guardar conversaciones.
• Activación de sonidos.
• Uso compartido de pantalla.
• Dividir la reunión en salas para cada grupo. 
• Habilitar la pizarra.
• Permitir cambio del fondo virtual
• Notificaciones  por correo electrónico.

Tómate el tiempo necesario para realizar la configuración. Al principio puede parecer un proceso largo, pero te darás cuenta que es más fácil y rápido de lo que pensabas.

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