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¿Qué es y cómo crear una consulta de totales?

En algunos momentos, establecer los criterios de búsqueda no arrojará los resultados que necesitas, sobre todo si estás trabajando con números.

Es posible que desees ver, agrupar o contar los resultados de una consulta. Access 2010 te ofrece varias opciones que hacen posible realizarlo.

Cuando se utiliza la función totales en una consulta, los datos de los campos se agrupan por valor, es decir, todos los elementos de un tipo se encuentran juntos.
Por ejemplo, en una consulta de este tipo: "servicios más usados en el mes de mayo", cada servicio prestado se muestra en una sola fila, sin importar cuantas veces lo hayan usado.

Una vez se agrupan los archivos, puedes realizar cálculos con ellos. Veamos qué cálculos puedes hacer:

• Recuento
  Cuenta el número de los mismos elementos en un campo.
• Suma
  Añade más números en un campo.
• Promedio
  Establece el promedio de los números que se encuentran en ese campo.
• Máximo
  Establece el valor más alto que introducido en ese campo.
• Mínimo
  Establece el valor más bajo que introducido en ese campo.
• En primer lugar
  Establece el primer valor introducido en ese campo.
• Último
  Establece el último valor introducido en ese campo.

¿Cómo crear una consulta de totales?

Paso 1:

En la ficha Diseño de consulta, busca el grupo Mostrar / Ocultar y selecciona el comando Totales.

Paso 2:

Se añadirá una fila a la tabla de la cuadrícula de diseño, con todos sus valores establecidos en el campo Agrupar por.

Paso 3:

Selecciona la celda en la que desees realizar un cálculo y haz clic en la flecha desplegable que aparece.

Paso 4:

Selecciona el cálculo que te gustaría llevar a cabo. En nuestro ejemplo, queremos sumar
la cantidad de repuestos vendidos. Así que seleccionaremos la opción Suma.

Paso 5:

Cuando estés satisfecho con el diseño de la consulta, selecciona el comando Ejecutar de la pestaña Herramientas de consulta para ver el resultado final.

Los resultados de la consulta se mostrarán en la Vista Hoja de datos, que se parece a una tabla.

Si lo deseas, guarda la consulta haciendo clic en el comando Guardar. Cuando se te solicite un nombre, escribe uno que represente tu consulta y haz clic en Aceptar.

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