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Formularios en Access

Aunque en Access 2010 siempre puedes usar las tablas para ingresar la información a tu base de datos, tal vez te resulte más fácil si lo haces usando formularios. Éstos te ayudarán a asegurarte de ingresar los datos en el lugar correcto, en los campos correctos y en el formato correcto.

¿Por qué usar formularios?

Muchos de nosotros llenamos formularios con tanta frecuencia que casi nunca notamos cuando se nos pide usarlos. Los formularios son muy populares porque son útiles para ambas partes: tanto para la persona que solicita la información como para la persona que la provee.

Cuando ingresas información a un formulario en Access, estos datos van directamente al lugar que deben ir: dentro de una o más tablas relacionadas.

Mientras que ingresar datos a las tablas es algo sencillo, esta tarea se complica a medida que empiezas a poblar las tablas con registros de otros lados, en la base de datos.

Por ejemplo, la tabla de pedidos en la base de datos, podría vincular información sobre clientes, productos y precios extraídos de las tablas relacionadas.
Un registro con información de solo pedidos  puede lucir así:

Los registros en esas tablas incluyen el número ID de los registros de otras tablas.

No se puede aprender mucho con sólo echar un vistazo a dichos registros, ya que los números ID no te dicen mucho acerca de los datos a los cuales están relacionados.

Además, teniendo en cuenta que debes buscar dos tablas solo para ver una orden, posiblemente tengas problemas encontrando los datos correctos. Es fácil ver como este proceso podría convertirse en una tarea tediosa.

Como puedes ver, este registro es más fácil de entender cuando se a través de un formulario, modificando el registro, ya que no tendrías que saber los números ID para ingresar nuevos datos.

Cuando estas utilizando un formulario, no te debes preocupar por el ingreso de datos a las tablas o formato adecuado, el formulario realiza automáticamente esas tareas.
No hay necesidad de ir y volver entre las tablas o buscar cuidadosamente en una tabla un registro específico, ya que los formularios te permiten ver cada registro en su totalidad.

Además de facilitarnos el proceso de inserción de datos, los formularios nos ayudan a almacenar esta información dentro de las tablas de manera automática, sin que tengamos que escribirlos manualmente en cada una de ellas.

Con los formularios, los diseñadores de bases de datos pueden controlar exactamente el modo en el que los usuarios pueden interactuar con estas.

Los diseñadores de bases de datos pueden establecer restricciones o componentes individuales de formularios, para asegurar que los datos necesarios sean ingresados y que todo lo incluido, tenga un formato válido.

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