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Las bases de datos en Access se componen de cuatro elementos fundamentales: las tablas, los formularios, las consultas y los reportes. Aquí te mostraremos en qué consiste cada uno de ellos.
Access registra y organiza los datos en tablas similares a las que elaboramos en Excel, por lo que son el corazón o núcleo de la información que existe en una base de datos. Sin ellas sería imposible que las bases de datos funcionen correctamente.
Como ya lo habíamos mencionado, las tablas están compuestas por filas y columnas. Una fila es una seguidilla horizontal de celdas y una columna es una seguidilla vertical.
En Access, a cada columna se le llama campo. Los campos son una manera de organizar los datos por el tipo de información que contienen.
Por ejemplo, en la imagen anterior, en el campo "Nombre", siempre habrán celdas con nombres de personas y en el campo "Correo electrónico" las celdas tendrán direcciones de correo electrónico.
Las filas en Access son denominadas registros. Cada registro corresponde a la información completa de un elemento.
De este modo, cada celda en una fila es parte de la información del mismo registro. Por ejemplo, si tenemos la tabla "Clientes", cada fila tendrá los datos de un cliente específico: su nombre, correo electrónico, dirección, teléfono, etc., cada uno en una celda diferente.
Verás que cada registro aparece enumerado en el campo ID. Este corresponde al número de identificación de cada registro y no podrá cambiarse. Para eliminar un número ID, es necesario eliminar todo el registro.
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