Access 2007: Crear y usar formularios

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Crear y usar formularios

Con un formulario de Access puedes ingresar datos en un registro sin tener que ver la tabla o la base de datos completa. Esto es muy útil cuando son miles de registros y muchos campos que llenar por cada uno.

Descarga el ejemplo para trabajar con el video.

¿Por qué usar formularios en una base de datos?

En la vida real, un formulario es un papel que se completa para obtener y almacenar información con el fin de llevar un registro de información específica. Los formularios de Microsoft Access 2007 funcionan más o menos de la misma manera.

Un formulario de Access te permite ingresar información a una base de datos, conocer exactamente qué tipo de información vas a ingresar, y mostrar en tiempo real cómo se verá la misma.

El dueño de una base de datos deseará controlar los niveles de acceso a los datos que otro usuario pueda tener, porque cuantas menos personas manipulen los datos, menos cambios les serán realizados.

Los formularios son una manera más que tienen los dueños de las bases de datos para poner un límite de acción de otros usuarios.

Las propiedades de los formularios se configurar de tal manera que los usuarios solo puedan ingresar datos o ver registros de una base de datos.

Las herramientas para formularios en Access 2007

Access 2007 tiene varias herramientas para crear formularios. Estas herramientas están ubicadas en el grupo Formularios en la pestaña Crear de la Cinta de Opciones, como aparece en la imagen a continuación.

Comando formularios: Muestra un formulario básico, que tiene un sólo registro al tiempo.

Comando formulario dividido: Muestra un registro en la parte de arriba e incluye una vista abajo.

Comando varios elementos: Crea un formulario que muestra todos los registros al tiempo, el cual se ve muy parecido a la tabla en la vista hoja de datos.

Asistente de Formularios: Se encuentra bajo el comando Más Formularios. Este te lleva por todo el proceso de la creación de formularios más elaborados.

¿Cómo usar el comando Formulario?

Te sugerimos el comando básico de Formato porque te permitirá ingresar datos con el fin de observar sólo un registro al tiempo. Esto también incluye todos los campos de la tabla de origen y permitirá que modifiques el diseño de los formularios básicos con el fin de ocultar los campos o añadir controles. Para crear un formulario usando este comando, sigue estos pasos:

Paso 1:

Selecciona la tabla que deseas usar como tabla origen.

Paso 2:

Con la tabla origen seleccionada, selecciona el comando Formulario del grupo de comandos Formularios en la pestaña o ficha Crear en la Cinta de Opciones.