Lembar kerja dengan konten yang banyak kadang-kadang memusingkan, bahkan dapat menjadi sulit ketika membacanya. Untungnya, Excel dapat mengatur data ke dalam kelompok/group, sehingga dapat dengan mudah menampilkan dan menyembunyikan bagian tertentu dari lembar kerja Anda. Anda juga dapat meringkas kelompok yang berbeda menggunakan perintah Subtotal dan membuat garis besar pada lembar kerja Anda.
Tonton video di bawah ini untuk mempelajari lebih lanjut tentang groups dan subtotal di Excel.
Mengelompokan baris atau kolom:
Pilih baris atau kolom yang ingin dikelompokan. Pada contoh kita, kita akan pilih kolom B, C, dan D.
Pilih tab Data pada Ribbon, lalu klik perintah Group.
Baris atau kolom yang dipilih akan dikelompokkan. Dalam contoh kita, kolom B, C, dan D dikelompokkan.
Untuk ungroup data, pilih kelompok baris atau kolom, kemudian klik perintah Ungroup.
Menyembunyikan dan menampilkan kelompok:
Untuk menyembunyikan kelompok, klik tanda minus, juga dikenal sebagai tombol Hide Detail.
Kelompok ini akan disembunyikan. Untuk menampilkan kelompok tersembunyi, klik tanda plus, juga dikenal sebagai tombol Show Detail.
Membuat subtotal
Perintah Subtotal memungkinkan Anda secara otomatis membuat grup dan menggunakan fungsi umum seperti SUM, COUNT, dan AVERAGE untuk membantu meringkas data Anda. Misalnya, perintah Subtotal bisa membantu untuk menghitung biaya perlengkapan kantor berdasarkan tipe dari pesanan persediaan yang besar. Ini akan membuat hirarki kelompok, yang dikenal sebagai outline, yang berfungsi untuk membantu mengatur lembar kerja Anda.
Data Anda harus diurutkan secara benar sebelum menggunakan perintah Subtotal, sehingga Anda mungkin ingin meninjau pelajaran kami mengenai Sorting data untuk mempelajarinya lebih lanjut.
Membuat subtotal:
Dalam contoh kita, kita akan menggunakan perintah Subtotal dengan formulir pemesanan T-shirt untuk menentukan berapa banyak T-shirt yang dipesan pada setiap ukuran (Small, Medium, Large, dan X-Large). Kita akan membuat outline pada lembar kerja ini menggunakan kelompok untuk setiap ukuran T-shirt dan kemudian menghitung jumlah total shirt pada masing-masing kelompok.
Pertama, urutkan lembar kerja Anda dengan data yang ingin Anda jumlahkan. Dalam contoh kita, kita akan membuat subtotal untuk setiap ukuran T-shirt, sehingga worksheet kami telah diurutkan berdasarkan ukuran T-shirt dari terkecil hingga terbesar.
Pilih tab Data, kemudian klik perintah Subtotal.
Kotak dialog Subtotal akan muncul. Klik panah drop-down pada At each change in: pilih untuk menentukan kolom mana yang ingin Anda jumlahkan. Dalam contoh kita, kita akan pilih Ukuran T-Shirt.
Klik panah drop-down pada Use function: pilih untuk menentukan fungsi yang ingin Anda gunakan. Dalam contoh ini, kita akan pilih COUNT untuk menghitung jumlah kemeja yang dipesan untuk setiap ukuran.
Pada Add subtotal to: pilih kolom di mana Anda ingin penghitungan subtotal tersebut dimunculkan. Dalam contoh kita, kita akan pilih Ukuran T-Shirt. Bila Anda puas dengan yang Anda pilih, klik OK.
Worksheet akan diuraikan ke dalam kelompok, dan subtotal akan tercantum di bawah masing-masing kelompok. Dalam contoh kita, sekarang data dikelompokkan berdasarkan ukuran T-shirt, dan jumlah kemeja yang dipesan berdasarkan ukuran, akan dimunculkan di bawah masing-masing kelompok.
Melihat kelompok berdasarkan tingkatan:
Bila Anda membuat subtotal, lembar kerja akan dibagi ke dalam beberapa tingkatan. Anda dapat beralih antar-tingkatan ini agar dapat mengontrol dengan cepat berapa banyak informasi yang ditampilkan di lembar kerja dengan mengklik tombol Level di sebelah kiri lembar kerja. Dalam contoh kita, kita akan beralih diantara ketiga tingkatan pada outline kita. Sementara contoh ini hanya berisi tiga tingkat, Excel dapat menampung hingga delapan.
Klik tingkat terendah untuk menampilkan detail. Dalam contoh kita, kita akan pilih level 1, yang hanya berisi grand count, atau jumlah total T-shirt yang dipesan.
Klik tingkat berikutnya untuk memperluas detail. Dalam contoh kita, kita akan memilih tingkat 2, yang berisi subtotal setiap baris tetapi menyembunyikan data lain dari worksheet.
Klik tingkat tertinggi untuk melihat dan memperluas semua data pada lembar kerja Anda. Dalam contoh ini, kita akan pilih level 3.
Anda juga dapat menggunakan tombol Show dan Hide Detail untuk menampilkan dan menyembunyikan kelompok dalam garis besar.
Menghapus subtotal:
Kadang-kadang Anda mungkin tidak ingin menyimpan subtotal dalam lembar kerja Anda, terutama jika Anda ingin menata kembali data dalam berbagai cara. Jika Anda tidak ingin lagi menggunakan subtotal, Anda harus menghapusnya dari worksheet Anda.
Pilih tab Data, kemudian klik perintah Subtotal.
Kotak dialog Subtotal akan muncul. Klik Remove All.
Semua data worksheet akan dikelompokkan, dan subtotal akan dihapus.
Untuk menghapus semua kelompok tanpa menghapus subtotal, klik perintah panah drop-down Ungroup, kemudian pilih Clear Outline.
