لنفترض أن شخصًا ما طلب منك التدقيق أو التعاون معه في عمل مصنف. إذا كان لديك نسخة مطبوعة ، فيمكنك استخدام قلم أحمر لتحرير بيانات الخلية أو وضع علامة على الأخطاء الإملائية أو إضافة تعليقات في الهوامش. يتيح لك Excel القيام بكل هذه الأشياء إلكترونياً باستخدام ميزات تعقب التغييرات Track Changes والتعليقات Comments .
شاهد الفيديو أدناه لمعرفة المزيد حول تعقب التغييرات والتعليقات.
فهم تعقب التغييرات Track Changes
عند تشغيل ميزة "تعقب التغييرات" Track Changes ، سيتم تمييز كل خلية تقوم بتحريرها بحد فريد ومؤشر. سيؤدي تحديد خلية للتعقب إلى إظهار تفاصيل التغيير. يتيح لك ذلك وللمراجعين الآخرين معرفة ما تم تغييره قبل قبول المراجعات بشكل نهائي.
في الصورة أدناه ، تحتوي كل خلية محررة على حد أزرق ومثلث صغير في الزاوية العلوية اليسرى.
هناك بعض التغييرات التي يتعذر على Excel تتبعها. قبل استخدام هذه الميزة ، قد ترغب في مراجعة قائمة تغييرات مايكروسوفت التي لا يستطيع لإكسيل تتبعها او تمييزها.
لا يمكنك استخدام "تعقب التغييرات" Track Changes إذا كان المصنف الخاص بك يحتوي على جداول. لإزالة جدول ، حدده ، وانقر فوق علامة التبويب تصميم ، ثم انقر فوق تحويل إلى نطاق Convert to Range.
لتشغيل "تعقب التغييرات":
من علامة التبويب "مراجعة" ، انقر فوق الأمر "تعقب التغييرات" ، ثم حدد "تمييز التغييرات" من القائمة المنسدلة.
سيظهر مربع الحوار Highlight Changes. ضع علامة في المربع بجانب تعقب التغييرات أثناء التحرير. تحقق من تحديد المربع بحث عن التغييرات التي تظهر على الشاشة ، ثم انقر فوق موافق.
إذا طُلب منك ، انقر فوق "موافق" للسماح لبرنامج Excel بحفظ المصنف الخاص بك.
سيتم تشغيل "تعقب التغييرات" Track Changes. سيظهر لون المثلث والحدود في أي خلية تقوم بتحريرها. إذا كان هناك مراجعين متعددين ، فسيتم تعيين لون مختلف لكل شخص.
حدد الخلية التي تم تعديلها للاطلاع على ملخص بالتعقبات المتعقبة. في المثال أدناه ، قمنا بتغيير محتوى الخلية D14 من؟ إلى Getting to know your team
عند تشغيل "تعقب التغييرات" ، ستتم مشاركة المصنف تلقائيًا. المصنفات المشتركة تم تصميمها ليتم تخزينها حيث يمكن للمستخدمين الآخرين الوصول إلى المصنف وتحريره في نفس الوقت ، مثل الشبكة. ومع ذلك ، يمكنك أيضًا تتبع التغييرات في نسخة محلية أو شخصية ، كما هو موضح في هذا الدرس.
لسرد التغييرات في ورقة عمل منفصلة:
يمكنك أيضًا عرض التغييرات في ورقة عمل جديدة ، والتي يطلق عليها Tracked Changes history أو سجل تتبع التغييرات. يسرد السجل History كل التغييرات في ورقة العمل الخاصة بك ، بما في ذلك القيمة القديمة (محتوى الخلية السابق) والقيمة الجديدة (محتوى الخلية الحالي).
احفظ المصنف الخاص بك.
من علامة التبويب "مراجعة" ، انقر فوق الأمر "تعقب التغييرات" Track Changes، ثم حدد "تمييز التغييرات" Highlight Changes من القائمة المنسدلة.
سيظهر مربع الحوار Highlight Changes. ضع علامة في المربع بجانب قائمة التغييرات على ورقة جديدة ، ثم انقر فوق موافق.
سيتم سرد التغييرات المتعقبة في ورقة العمل الخاصة بهم ، وتسمى السجل.
لإزالة ورقة عمل "السجل"History من المصنف الخاص بك ، يمكنك حفظ المصنف مرة أخرى أو إلغاء تحديد المربع الموجود بجوار تغييرات القائمة على ورقة جديدة في مربع الحوار "تمييز التغييرات" Highlight Changes.
مراجعة التغييرات
التغييرات المتتبعة هي مجرد تغييرات مقترحة. لتصبح دائمة ، يجب قبول هذه التغييرات. من ناحية أخرى ، قد يختلف المؤلف الأصلي مع بعض التغييرات المتعقبة ويختار ان يرفضها.
لمراجعة التغييرات المتعقبة:
من علامة التبويب "مراجعة" Review ، انقر فوق "تعقب التغييرات" Track Changes، ثم حدد قبول / رفض التغييرات من القائمة المنسدلة.
إذا طُلب منك ، انقر فوق "موافق" لحفظ المصنف الخاص بك.
سيظهر مربع الحوار. تأكد من تحديد المربع المجاور لـحفل When: وضبطه على " لم تتم مراجعته بعد" Not yet reviewed، ثم انقر فوق OK.
سيظهر مربع الحوار. انقر فوق قبول أو رفض لكل تغيير في المصنف. سينتقل Excel خلال كل تغيير تلقائيًا حتى تتم مراجعته جميعًا.
حتى بعد قبول التغييرات أو رفضها ، ستظل التغييرات المتعقبة تظهر في المصنف الخاص بك. لإزالتها بالكامل ، ستحتاج إلى إيقاف تشغيل "تعقب التغييرات". من علامة التبويب "مراجعة" Review ، انقر فوق "تعقب التغييرات" ، ثم حدد "تمييز التغييرات" Highlight Changes من القائمة المنسدلة.
سيظهر مربع الحوار. قم بإلغاء تحديد المربع الموجود بجوار تعقب التغييرات أثناء التحرير ، ثم انقر فوق موافق.
انقر فوق "نعم" لتأكيد رغبتك في إيقاف تشغيل "تعقب التغييرات" وإيقاف مشاركة المصنف الخاص بك.
لقبول كافة التغييرات أو رفضها مرة واحدة ، انقر فوق قبول الكل أو رفض الكل في مربع الحوار قبول التغييرات أو رفضها.
سيؤدي إيقاف تشغيل "تعقب التغييرات" إلى إزالة أي تغييرات تم تتبعها في المصنف الخاص بك. لن تتمكن من عرض التغييرات أو قبولها أو رفضها. بدلاً من ذلك ، سيتم قبول جميع التغييرات تلقائيًا. راجع دائمًا التغييرات في ورقة العمل الخاصة بك قبل إيقاف "تعقب التغييرات".
تعليقات
في بعض الأحيان قد ترغب في إضافة تعليق لتقديم تعليقات بدلاً من تحرير محتويات الخلية. في حين ان هذه الميزة غالبًا ما تستخدم مع Track Changes ، فإنك لا تحتاج بالضرورة إلى تشغيل Track Changes لاستخدام التعليقات.
لإضافة تعليق:
حدد الخلية حيث تريد أن يظهر التعليق. في مثالنا ، سنحدد الخلية D17.
من علامة التبويب "مراجعة" ، انقر فوق الأمر "تعليق جديد".
سوف يظهر مربع تعليق. اكتب تعليقك ، ثم انقر في أي مكان خارج المربع لإغلاق التعليق.
سيتم إضافة التعليق إلى الخلية ، ممثلة في المثلث الأحمر في الزاوية العلوية اليمنى.
حدد الخلية مرة أخرى لعرض التعليق.
لتحرير تعليق:
حدد الخلية التي تحتوي على التعليق الذي تريد تحريره.
من علامة التبويب "مراجعة" ، انقر فوق أمر تحرير تعليق.
سوف يظهر مربع التعليقات. عدّل التعليق كما هو مطلوب ، ثم انقر في أي مكان خارج المربع لإغلاق التعليق.
لإظهار أو إخفاء التعليقات:
من علامة التبويب "مراجعة" ، انقر فوق الأمر "إظهار كافة التعليقات" لعرض كل تعليق في ورقة العمل في نفس الوقت.
سوف تظهر جميع التعليقات في ورقة العمل. انقر فوق الأمر Show All Comments مرة أخرى لإخفائها.
يمكنك أيضًا اختيار إظهار وإخفاء التعليقات الفردية عن طريق تحديد الخلية المطلوبة والنقر فوق أمر إظهار / إخفاء التعليقات.
لحذف تعليق:
حدد الخلية التي تحتوي على التعليق الذي تريد حذفه. في مثالنا ، سنحدد الخلية E13.
من علامة التبويب "مراجعة" ، انقر فوق الأمر "حذف" في مجموعة "التعليقات".
سيتم حذف التعليق.
تحدي :
Oافتح {0مصنف التمرين.
قم بتشغيل تعقب التغييرات.
استبدل القيمة في الخلية D14 بنشاط Rope Bridge.
قم بتغيير الخلية E15 لتقول جوليا.
احفظ المصنف الخاص بك.
قائمة التغييرات على ورقة جديدة. بعد القيام بذلك ، يجب أن تبدو ورقة العمل كما يلي:
العودة إلى علامة التبويب مخطط جدول الأعمال Agenda Planner.
أضف تعليقًا إلى الخلية E16 التي تقول إن فريق Exec سيقدم وجبات خفيفة.
عند الانتهاء ، يجب أن يظهر المصنف الخاص بك كما يلي:
