Back to Tutorial

Lesson 4: (Saving and Sharing Workbooks) حفظ ومشاركة السجلات

/en/excel-2016-arabic/creating-and-opening-workbooks-/content/

المقدمة

عندما تقوم بإنشاء مصنف جديد في Excel ، ستحتاج إلى معرفة كيفية حفظه للوصول إليه وتحريره فيما بعد. كما هو الحال مع الإصدارات السابقة من Excel ، يمكنك حفظ الملفات محليًا على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. ولكن بخلاف الإصدارات القديمة ، يتيح لك Excel 2016 أيضًا حفظ مصنف workbook في السحابة باستخدام OneDrive. يمكنك أيضًا تصدير ومشاركة المصنفات workbooks مع الآخرين مباشرةً من Excel.

شاهد الفيديو أدناه لمعرفة المزيد حول حفظ المصنفات workbooks ومشاركتها في Excel.

حول OneDrive

عندما تقوم بفتح أو حفظ مصنف workbook ، سيكون لديك خيار استخدام OneDrive الخاص بك ، وهي خدمة تخزين الملفات المضمنة والموجودة في حساب Microsoft الخاص بك على الإنترنت. لتمكين استخدام هذا الخيار ، ستحتاج إلى تسجيل الدخول إلى Office. لمعرفة المزيد ، تفضل بزيارة درسنا حول فهم Onedrive

الوصول إلى OneDrive

حفظ وحفظ باسم

يوفر Excel طريقتين لحفظ ملف: حفظ وحفظ باسم. تعمل هذه الخيارات بطرق مشابهة ، مع بعض الاختلافات المهمة:

  • حفظ: عند إنشاء مصنف أو تحريره ، ستستخدم أمر حفظ لحفظ تغييراتك. ستستخدم هذا الأمر في معظم الأوقات. عند حفظ ملف ، ستحتاج فقط إلى اختيار اسم الملف والموقع في المرة الأولى. بعد ذلك ، يمكنك فقط النقر فوق الأمر حفظ لحفظه بنفس الاسم والموقع.
  • حفظ باسم: ستستخدم هذا الأمر لإنشاء نسخة من مصنف مع الاحتفاظ بالأصل. عند استخدام "حفظ باسم" ، ستحتاج إلى اختيار اسم و / أو موقع مختلف للإصدار المنسوخ.

لحفظ مصنف:

من المهم حفظ المصنف الخاص بك عند بدء مشروع جديد أو إجراء تغييرات على أحد المشروعات الموجودة. قد يؤدي الادخار مبكرًا وغالبًا إلى منع ضياع عملك. ستحتاج أيضًا إلى إيلاء اهتمام وثيق للمكان الذي تحفظ فيه المصنف بحيث يسهل العثور عليه لاحقًا.

  1. حدد موقع وحدد الأمر حفظ على شريط أدوات الوصول السريع.
    النقر فوق أمر حفظ
  2. إذا كنت تقوم بحفظ الملف لأول مرة ، فستظهر نافذة Save As في طريقة عرض Backstage.
  3. ستحتاج بعد ذلك إلى اختيار مكان حفظ الملف وإعطائه اسمًا للملف. لحفظ المصنف على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، حدد الكمبيوتر ، ثم انقر فوق استعراض. يمكنك أيضًا النقر فوق OneDrive لحفظ الملف في OneDrive.
    حفظ مصنف محليًا
  4. سيظهر مربع الحوار "حفظ باسم". حدد الموقع الذي تريد حفظ المصنف فيه.
  5. أدخل اسمًا للملف ، ثم انقر فوق حفظ.
    حفظ مصنف
  6. سيتم حفظ المصنف. يمكنك النقر فوق الأمر حفظ مرة أخرى لحفظ التغييرات أثناء تعديل المصنف.

يمكنك أيضًا الوصول إلى الأمر Save بالضغط على Ctrl + S على لوحة المفاتيح.

استخدام حفظ باسم لعمل نسخة

إذا كنت ترغب في حفظ نسخة مختلفة من مصنف مع الاحتفاظ بالنسخة الأصلية ، فيمكنك إنشاء نسخة. على سبيل المثال ، إذا كان لديك ملف باسم "بيانات المبيعات" ، يمكنك حفظه كـ Sales Sales 2 حتى تتمكن من تحرير الملف الجديد مع الرجوع إلى الإصدار الأصلي.

للقيام بذلك ، ستقوم بالنقر فوق أمر حفظ باسم في عرض Backstage. تمامًا كما هو الحال عند حفظ ملف لأول مرة ، ستحتاج إلى اختيار مكان حفظ الملف وإعطائه اسمًا جديدًا للملف.

النقر فوق حفظ باسم

لتغيير موقع الحفظ الافتراضي:

إذا كنت لا ترغب في استخدام OneDrive ، فقد تشعر بالإحباط عند تحديد OneDrive كموقع افتراضي عند الحفظ. إذا وجدت أنه من غير المناسب تحديد الكمبيوتر في كل مرة ، فيمكنك تغيير موقع الحفظ الافتراضي بحيث يتم تحديد الكمبيوتر افتراضيًا.

  1. انقر فوق علامة التبويب ملف للوصول إلى طريقة عرض Backstage.
    النقر فوق علامة التبويب ملف
  2. انقر فوق "Options" (خيارات).
    النقر على الخيارات
  3. سوف يظهر مربع حوار خيارات Excel. حدد حفظ ، وحدد المربع المجاور لـ حفظ إلى الكمبيوتر افتراضيًا ، ثم انقر فوق موافق. سيتم تغيير موقع الحفظ الافتراضي.
    النقر فوق موقع الحفظ الافتراضي

الاسترداد

يقوم Excel تلقائيًا بحفظ المصنفات الخاصة بك إلى مجلد مؤقت أثناء العمل عليها. إذا نسيت حفظ التغييرات أو إذا تعطل Excel ، فيمكنك استعادة الملف باستخدام الاسترداد التلقائي.

لاستخدام الاسترداد التلقائي:

  1. افتح برنامج Excel. إذا تم العثور على إصدارات من الملف تم حفظها تلقائيًا ، فسيظهر جزء "استرداد المستند".
  2. انقر لفتح ملف متوفر. سيتم استرداد المصنف.
    جزء استرداد المستند

بشكل افتراضي ، Excel autosaves كل 10 دقائق. إذا كنت تقوم بتحرير مصنف لمدة أقل من 10 دقائق ، فقد لا يقوم Excel بإنشاء إصدار تم حفظه تلقائيًا.

إذا كنت لا ترى الملف الذي تحتاجه ، يمكنك تصفح جميع الملفات المحفوظة تلقائيًا من عرض Backstage. ما عليك سوى تحديد علامة التبويب "ملف" ، ثم النقر فوق إدارة الإصدارات ، ثم اختيار "استرداد المصنفات غير المحفوظة".

الوصول إلى جميع الملفات المحفوظة تلقائيًا

تصدير مصنفات

بشكل افتراضي ، يتم حفظ مصنفات Excel في نوع ملف .xlsx. ومع ذلك ، قد تكون هناك أوقات تحتاج فيها إلى استخدام نوع ملف آخر ، مثل مصنف PDF أو Excel 97-2003. من السهل تصدير المصنف الخاص بك من Excel إلى مجموعة متنوعة من أنواع الملفات.

لتصدير مصنف كملف PDF:

يمكن أن يكون تصدير المصنف كوثيقة Adobe Acrobat ، والمعروف باسم ملف PDF ، مفيدًا بشكل خاص إذا كنت تشارك مصنفًا مع شخص ليس لديه Excel. سيمكن PDF المستلمين من عرض محتوى المصنف الخاص بك دون تحريره.

  1. انقر فوق علامة التبويب ملف للوصول إلى طريقة عرض Backstage.
  2. انقر فوق تصدير ، ثم حدد إنشاء PDF / XPS.
    تصدير ملف PDF
  3. سيظهر مربع الحوار "حفظ باسم". حدد الموقع الذي تريد تصدير المصنف فيه ، وأدخل اسمًا للملف ، ثم انقر على نشر.
    تصدير ملف PDF

بشكل افتراضي ، سيقوم Excel بتصدير ورقة العمل النشطة فقط. إذا كان لديك عدة أوراق عمل وترغب في حفظها كلها في نفس ملف PDF ، فانقر فوق "خيارات" في مربع الحوار "حفظ باسم". سوف يظهر مربع الحوار "خيارات". حدد مصنف بأكمله ، ثم انقر فوق موافق.

تصدير المصنف بأكمله

عندما تقوم بتصدير مصنف كملف PDF ، ستحتاج أيضًا إلى التفكير في كيفية ظهور بيانات المصنف الخاصة بك في كل صفحة من صفحات PDF ، تمامًا مثل طباعة مصنف. قم بزيارة درس تخطيط الصفحة والطباعة لمعرفة المزيد حول ما يجب مراعاته قبل تصدير مصنف كملف PDF.

لتصدير مصنف إلى أنواع ملفات أخرى:

قد تجد أنه من المفيد أيضًا تصدير المصنف إلى أنواع ملفات أخرى ، مثل مصنف Excel 97-2003 إذا كنت تريد المشاركة مع الأشخاص الذين يستخدمون إصدارًا قديمًا من Excel أو.ملف CSV إذا كنت تحتاج إلى إصدار نص عادي من المصنف الخاص بك.

  1. انقر فوق علامة التبويب ملف للوصول إلى طريقة عرض Backstage.
  2. انقر فوق تصدير ، ثم حدد تغيير نوع الملف.
    النقر فوق تغيير نوع الملف
  3. حدد نوع ملف شائع ، ثم انقر فوق حفظ باسم.
    اختيار نوع ملف آخر
  4. سيظهر مربع الحوار "حفظ باسم". حدد الموقع الذي تريد تصدير المصنف فيه ، وأدخل اسمًا للملف ، ثم انقر فوق حفظ.
    الحفظ كمصنف Excel 97-2003

يمكنك أيضًا استخدام القائمة المنسدلة حفظ كنوع: في مربع الحوار "حفظ باسم" لحفظ المصنفات في مجموعة متنوعة من أنواع الملفات.

استخدام القائمة حفظ بنوع لاختيار نوع الملف

تبادل المصنفات

يسهل Excel على المشاركة والتعاون في المصنفات باستخدام OneDrive. في الماضي ، إذا أردت مشاركة ملف مع شخص ما ، فيمكنك إرساله كمرفق بريد إلكتروني. في حين أنه مريح ، يقوم هذا النظام أيضًا بإنشاء إصدارات متعددة من نفس الملف ، والتي قد يكون من الصعب تنظيمها.

عندما تقوم بمشاركة مصنف من Excel ، فإنك تمنح الآخرين حق الوصول إلى نفس الملف بالضبط. يتيح لك هذا الأمر والأشخاص الذين تشارك معهم تحرير نفس المصنف دون الحاجة إلى تتبع إصدارات متعددة.

لمشاركة مصنف ، يجب أولاً حفظه في OneDrive.

لمشاركة مصنف:

  1. انقر فوق علامة التبويب "ملف" للوصول إلى طريقة عرض Backstage ، ثم انقر فوق "مشاركة".


    النقر على المشاركة
  2. سوف تظهر جزء المشاركة. إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل ، فستتم مطالبتك بحفظ المستند إلى OneDrive. لاحظ أنك قد تحتاج إلى الانتقال مرة أخرى إلى جزء "المشاركة" بعد الحفظ.
    النقر فوق حفظ في السحابة
  3. في جزء "المشاركة" ، إذا تم حفظ المستند الخاص بك في OneDrive ، انقر فوق الزر "مشاركة مع الأشخاص".
    النقر على المشاركة مع الناس
  4. سيقوم Excel بالرجوع إلى طريقة العرض "عادي" وفتح اللوحة "مشاركة" على الجانب الأيمن من الإطار. من هنا ، يمكنك دعوة الأشخاص لمشاركة المستند الخاص بك ، والاطلاع على قائمة بمن لديه حق الوصول إلى المستند ، وتعيين ما إذا كان بإمكانهم تحرير المستند أو عرضه فقط.
    لوحة المشاركة

التحدي 3:

  1. افتح دليل الممارسة لدينا.
  2. باستخدام الخيار " حفظ باسم" ، قم بإنشاء نسخة من المصنف ثم قم بتسمية " تحدي الممارسة". يمكنك حفظ النسخة إلى مجلد على جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو إلى OneDrive.
  3. تصدير المصنف كملف PDF.

/en/excel-2016-arabic/cell-basics-/content/