Lesson 4: Menyimpan dan Membagikan Buku-Kerja

/en/excel-2016-(bahasa-indonesia)/membuat-dan-membuka-bukukerja/content/

Pendahuluan

Setiap kali Anda membuat buku kerja yang baru di Excel, Anda harus tahu bagaimana cara menyimpannya agar dapat diakses dan mengeditnya kemudian. Seperti versi Excel sebelumnya, Anda dapat menyimpan file secara lokal pada komputer Anda. Tidak seperti versi lama, Excel 2016 juga memungkinkan Anda menyimpan buku kerja pada awan menggunakan OneDrive. Anda juga dapat mengekspor dan berbagi buku kerja dengan orang lain secara langsung melalui Excel.

Tonton video di bawah ini untuk mempelajari lebih lanjut tentang menyimpan dan berbagi buku kerja di Excel.

Tentang OneDrive

Setiap kali Anda membuka atau menyimpan buku kerja, Anda memiliki pilihan untuk menggunakan OneDrive, yang merupakan layanan penyimpanan file online dengan akun Microsoft Anda. Untuk mengaktifkan opsi ini, Anda harus masuk ke Office. Untuk mempelajari lebih lanjut, kunjungi pelajaran kami pada Memahami OneDrive .

Mengakses OneDrive

Save dan Save As

Excel menawarkan dua cara untuk menyimpan file: Simpan dan Simpan Sebagai. Pilihan ini bekerja dengan cara yang sama, dengan beberapa perbedaan penting:

  • Save: Ketika Anda membuat atau mengedit buku kerja, Anda akan menggunakan perintah Save untuk menyimpan semua perubahan. Anda akan menggunakan perintah ini pada sebagian besar waktu. Ketika Anda menyimpan file, Anda hanya perlu memilih nama file dan lokasi untuk pertama kalinya. Setelah itu, Anda bisa klik perintah Save untuk menyimpan dengan nama dan lokasi yang sama.
  • Save As: Anda akan menggunakan perintah ini untuk membuat salinan dari buku kerja dengan menjaga file aslinya. Bila Anda menggunakan Save As, Anda harus memilih nama dan / atau lokasi yang berbeda untuk versi file yang disalin.

Menyimpan buku kerja:

Sangat penting untuk menyimpan buku kerja Anda setiap kali Anda memulai sebuah proyek baru atau melakukan perubahan terhadap file yang sudah ada. Menyimpan diawal waktu dan sering dapat mencegah apa yang Anda kerjakan hilang. Anda juga harus memperhatikan di mana Anda menyimpan buku kerja sehingga akan memudahkan untuk mencarinya kemudian.

  1. Cari dan pilih perintah Save pada Quick Access Toolbar.
    Mengklik perintah Save
  2. Jika Anda menyimpan file untuk pertama kalinya, panel Save As akan muncul dalam tampilan Backstage.
  3. Anda kemudian harus memilih dimana ingin menyimpan file dan memberi nama file. Untuk menyimpan buku kerja ke komputer Anda, pilih Computer, kemudian klik Browse. Anda juga dapat mengklik OneDrive untuk menyimpan file ke OnedDrive Anda.
    Menyimpan buku kerja pada lokal
  4. Kotak dialog Save As akan muncul. Pilih lokasi di mana Anda ingin menyimpan buku kerja.
  5. Masukkan nama file buku kerja, lalu klik Save.
    Menyimpan buku kerja
  6. Buku kerja akan disimpan. Anda bisa klik perintah Save lagi untuk menyimpan perubahan seperti halnya Anda mengedit buku kerja.

Anda juga dapat mengakses perintah Save dengan menekan Ctrl + S pada keyboard Anda.

Menggunakan Save As untuk membuat salinan

Jika Anda ingin menyimpan versi yang berbeda dari buku kerja sambil menjaga file aslinya, Anda dapat membuat salinan. Misalnya, jika Anda memiliki file bernama Data Penjualan, Anda bisa menyimpannya sebagai Data Penjualan 2 sehingga Anda dapat mengedit file baru namun masih merujuk kembali kepada file versi asli.

Untuk melakukan ini, Anda cukup klik perintah Save As dalam tampilan Backstage. Sama seperti saat menyimpan file untuk pertama kalinya, Anda harus memilih tempat untuk menyimpan file dan memberikan nama file baru.

Klik Save As

Mengubah lokasi default penyimpanan:

Jika Anda tidak ingin menggunakan OneDrive, Anda dapat menjadi bingung karena OneDrive dipilih sebagai lokasi default saat menyimpan. Jika Anda ingin memilih Computer setiap kali menyimpan, Anda dapat mengubah lokasi default penyimpanan, sehingga Computer akan dipilih secara default.

  1. Klik tab File untuk mengakses tampilan Backstage.
    Mengklik tab File
  2. Klik Options.
    Mengklik Options
  3. Kotak dialog Excel Options akan muncul. Pilih Save, centang kotak di samping Save to Computer by default, kemudian klik OK. Lokasi default penyimpanan akan berubah.
    Mengklik lokasi penyimpanan default

AutoRecover

Secara otomatis Excel menyimpan buku kerja Anda di folder sementara ketika Anda mengerjakannya. Jika Anda lupa untuk menyimpan perubahan atau jika Excel crash, Anda dapat memulihkan file menggunakan AutoRecover.

Menggunakan AutoRecover:

  1. Buka Excel. Jika file versi autosaved ditemukan, panel Document Recovery akan muncul.
  2. Klik untuk membuka file yang tersedia. Buku kerja akan dipulihkan.
    Panel Document Recovery

Secara default, Excel melakukan AutoSaves setiap 10 menit. Jika Anda mengedit buku kerja kurang dari 10 menit, kemungkinan Excel tidak dapat membuat versi autosave.

Jika Anda tidak melihat file yang Anda butuhkan, Anda dapat menelusuri semua file autosave dari tampilan Backstage. Cukup pilih tab File, klik Manage Version, kemudian pilih Recover Unsaved Workbook.

Mengakses semua file auto-saved

Mengekspor workbook

Secara default, workbook Excel disimpan dalam jenis file .xlsx. Namun, ada kalanya Anda perlu menggunakan jenis file lain, seperti PDF atau workbook Excel 97-2003. Sangat mudah untuk mengekspor buku kerja Anda dari Excel ke berbagai jenis file.

Mengekspor buku kerja sebagai file PDF:

Mengekspor buku kerja Anda sebagai dokumen Adobe Acrobat, umumnya dikenal sebagai file PDF, dapat sangat berguna jika Anda berbagi buku kerja dengan seseorang yang tidak memiliki Excel. Sebuah PDF memungkinkan bagi penerima untuk melihat tetapi tidak dapat mengedit isi dari buku kerja Anda.

  1. Klik tab File untuk mengakses Backstage view.
  2. Klik Ekspor, kemudian pilih Create PDF / XPS.
    Mengekspor file PDF
  3. Kotak dialog Save As akan muncul. Pilih lokasi di mana Anda ingin mengekspor buku kerja, masukkan nama file, kemudian klik Publish.
    Mengekspor file PDF

Secara default, Excel hanya akan mengekspor lembar kerja yang aktif. Jika Anda memiliki beberapa lembar kerja dan ingin menyimpan semuanya dalam file PDF yang sama, klik Options di kotak dialog Save As. Kotak dialog Options akan muncul. Pilih Entire workbook, lalu klik OK.

Mengekspor seluruh workbook

Setiap kali Anda mengekspor buku kerja sebagai PDF, Anda juga perlu mempertimbangkan bagaimana data buku kerja Anda akan muncul pada setiap halaman PDF, seperti halnya mencetak buku kerja. Kunjungi pelajaran kami Page Layout dan Pencetakan untuk mempelajari lebih lanjut tentang apa yang harus dipertimbangkan sebelum mengekspor buku kerja sebagai PDF.

Mengekspor buku kerja dengan jenis file lainnya:

Anda mungkin akan menemukan kebergunaan mengeksport workbook Anda menjadi tipe file yang lain, seperti workbook Excel 97-2003 jika Anda ingin membagikan dengan orang-orang menggunakan Excel versi lama, atau.file CSV jika Anda memerlukan versi plain-teks dari buku kerja Anda.

  1. Klik tab File untuk mengakses tampilan Backstage.
  2. Klik Eksport, kemudian pilih Change File Type.
    Mengklik Change File Type
  3. Pilih jenis file yang umum, kemudian klik Save As.
    Memilih jenis file lain
  4. Kotak dialog Save As akan muncul. Pilih lokasi di mana Anda ingin mengekspor buku kerja, ketikkan nama file, lalu klik Save.
    Menyimpan sebagai workbook Excel 97-2003

Anda juga dapat menggunakan menu drop-down Save as type di kotak dialog Save As untuk menyimpan buku kerja dalam berbagai jenis file.

Menggunakan jenis menu Save As untuk memilih jenis file

Berbagi buku kerja

Excel memudahkan untuk berbagi dan berkolaborasi buku kerja menggunakan OneDrive. Di masa lalu, jika Anda ingin berbagi file dengan seseorang, Anda bisa mengirimkannya sebagai lampiran email. Meskipun nyaman, cara ini juga membuat beberapa versi dari file yang sama, yang dapat sulit untuk dikelola.

Ketika Anda berbagi buku kerja Excel, Anda benar-benar memberikan orang lain akses ke file yang sama persis. Hal ini memungkinkan Anda dan orang yang Anda bagi untuk mengedit buku kerja yang sama tanpa harus melacak beberapa versi.

Dalam rangka untuk berbagi buku kerja, terlebih dahulu harus disimpan ke OneDrive Anda.

Berbagi buku kerja:

  1. Klik tab File untuk mengakses tampilan Backstage, kemudian klik Share.


    Mengklik Share
  2. Panel Share akan muncul. Jika Anda belum melakukannya, Anda akan diminta untuk menyimpan dokumen Anda ke OneDrive. Perhatikan bahwa Anda mungkin perlu untuk memeriksa kembali ke panel Share setelah menyimpan.
    Mengklik Save to Cloud
  3. Pada panel Share, jika dokumen Anda disimpan ke OneDrive, klik tombol Share with People.
    Mengklik Share with People
  4. Excel akan kembali ke tampilan normal dan membuka panel Share di sisi kanan jendela. Dari sini, Anda dapat mengundang orang untuk berbagi dokumen, melihat daftar yang memiliki akses terhadap dokumen, dan mengatur apakah mereka dapat mengedit atau hanya melihat dokumen.
    Panel Share

Tantangan!

  1. Buka workbook praktek kami.
  2. Gunakan pilihan Save As, membuat salinan dari buku kerja dan namakan Saving Practice Challenge. Anda dapat menyimpan salinan ke folder di komputer atau OneDrive Anda.
  3. Ekspor buku kerja sebagai file PDF.

/en/excel-2016-(bahasa-indonesia)/dasardasar-sel/content/